EL PAPEL DEL ARCHIVISTA

El archivista es el profesional que gestiona los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción en las dependencias administrativas hasta su llegada al archivo.

Tradicionalmente la función social del archivista ha sido la de garante de la memoria colectiva. Se nos ha visto como la profesión que custodia documentos en las mejores condiciones para ser servidos a los usuarios, ya sean éstos institucionales o privados.


Como mucho, se nos ve como los gestores que custodian los papeles que dan fe de derechos, generalmente patrimoniales, de la sociedad o de las organizaciones que los ha generado.

Archivista debe garantizar el correcto funcionamiento del sistema de gestión documental de la organización donde trabaja, desde el mismo nacimiento del documento hasta su depósito en un archivo histórico o su destrucción controlada y, todo ello, para conseguir la transparencia en la gestión de dichas organizaciones y, más aún, si éstas son entidades públicas, en beneficio de los ciudadanos y como garante del correcto funcionamiento de los valores democráticos de una sociedad. El archivista debe ser un peligro para las democracias poco transparentes.

Esta gestión documental se materializa mediante la metodología de tratamiento archivístico -clasificación, ordenación, descripción, conservación y recuperación y difusión- y eso lo lleva a desarrollar estas funciones:

1. Elabora y aplica las normas de organización y funcionamiento general del archivo que está bajo su responsabilidad.
2. Elabora y aplica el cuadro de clasificación de la documentación del organismo donde trabaja. Él mismo clasifica documentación y asesora al personal administrativo de los archivos sobre el método de trabajo que ha de utilizar.
3. Colabora en la definición e implementación del sistema informático que se utilizará para la organización de la documentación y supervisa que la descripción, codificación y asignación de descriptores que se van introduciendo en el sistema sean los correcto.
4. También coordina y supervisa la migración de datos cuando se cambia de sistema o programa informático. Si hay que trasladar toda la información del archivo, por ejemplo de un Dbase a un Access, colabora con los técnicos para definir el protocolo de actuación y para garantizar que no se pierdan datos y el traspaso sea adecuado.
5. Dirige la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo -catálogos, inventarios, etc.- y participa en la elaboración de los que requieren una descripción documental muy especializada.
6. Interviene en el diseño de los circuitos administrativos de las organizaciones. Participa en la preparación de los formularios que deben rellenarse, indica qué documentos oficiales hay que complementar y qué documentación hay que aportar y coordina por qué departamentos ha de pasar el expediente.
7. Define y organiza el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo.
8. Coordina la transferencia de documentación desde el organismo donde trabaja a los depósitos del archivo o entre archivos.Vela por la preservación y conservación de los archivos y por la seguridad del edificio donde están.
9. Elabora el calendario de conservación y eliminación de documentación del archivo.
10. Organiza actividades de difusión del archivo como visitas, exposiciones y conferencias.2

Para un archivista es un gran reto llevar a la practica tales políticas, normas y tomar decisiones que faciliten la gestión en las organizaciones. De ahí la responsabilidad del archivista de insistir en la necesidad de organizar conforme a parámetros técnicos archivísticos, los documentos que generan las instituciones en el cumplimiento de los deberes y derechos constitucionales y legales que a todos nos compromete.

El reconocimiento y el posicionamiento del archivista profesional se han venido consolidando en la medida en que las tendencias del mercado laboral, la diversificación de los campos ocupacionales, la evolución tecnológica, las políticas de Gobierno y las necesidades de la sociedad así lo han exigido.

Por lo anterior se hace necesario propiciar un diálogo entre archivistas y profesionales, productores y usuarios de la información de archivos para estrechar vínculos en el mundo donde la interdisciplinariedad en los procesos se impone. Esto contribuirá muy seguramente, a crear un ambiente de relación y superar el aislamiento para construir verdaderos sistemas de archivo en las instituciones y empresas y a configurar el Sistema Nacional de Archivo del país.

Para mi un archivista depende de la colaboración de todas las personas que tienen a su cargo la emisión de documentos, pues este mismo se encarga de dirigir y orientar el proceso de gestión documental. Por tal razón el archivista es muy importante en el proceso y su figura es vital para una excelente organización de los documentos; pero ello no quiere decir que solo sobre él recae la responsabilidad de la administración documental sino también de todas las dependencias que emitan algún tipo de documento pueden contribuir a un perfecto funcionamiento del proceso archivístico.

En conclusión en mi caso como estudiante de archivística para mi es muy importante el trabajo colaborativo en las empresas pues este ahorra tiempo y genera efectividad en los procesos.


1Tomado de I F ORO VIRTUAL EL FUTURO DEL ARCHIVISTA PROFESIONAL Marzo 27 de 2006 a Abril 7 de 2006